Haal meer uit je personeel en het personeelsbeleid (deel 2)

Breng de vaardigheden van je personeel in lijn met de functie

Ontwikkeling personeel personeelsbeleidDit tweede deel van het artikel gaat niet alleen in op het inzicht dat jij als HR-verantwoordelijke krijgt in de vaardigheden van het personeel, maar ook op de fit met de functie. Van hieruit worden de competenties in teamverband zichtbaar en kunnen analyses voor het personeelsbeleid, -planning en -ontwikkeling op strategisch niveau worden gestart. De wijze waarop je zicht krijgt op je personeel en hoe de werknemer inzicht in zichzelf ontvangt, is in deel 1 beschreven.

Personeelsbeleid: het inzicht voor de werkgever

Het zicht dat de werkgever op zijn personeelsleden krijgt is onder te verdelen in drie niveaus:

  • het individuele niveau
  • het teamniveau
  • het bedrijfsniveau

Het individuele niveau: de skills van de werknemer en fit met de functie

Wie is de werknemer qua persoon en waar staat hij/zij (verder ‘hij’ te gebruiken) met zijn vaardigheden ten opzichte van wat door de werkgever met betrekking tot de functie wordt gewenst? Het antwoord op deze vragen wordt praktisch en helder teruggekoppeld.

gedragspatroon personeelsbeleidDe rapportage van de soft skills c.q. de persoonlijke en sociale vaardigheden van het personeelslid geeft inzicht in hoe deze zich in werksituaties gedraagt. Ken je de collega voldoende goed, dan zullen vooral de subjectieve aspecten zeer zichtbaar worden: dat wat je altijd al aanvoelde hoe iemand is of reageert, zie je nu verklaart. Of zoals een relatie van ons laatst aangaf: “Het is voor mij toch telkens prettig om in woorden te lezen en te concluderen dat mijn idee wordt gestaafd.” Heb je de bekendheid met de werknemer niet, dan zie je voldoende (gedrags)patronen om een goede inschatting van de persoon en zijn mogelijkheden te maken.

Maar belangrijker: wat is de fit van de werknemer in zijn functie. Immers, per functieniveau geeft de werkgever via een slimme onlinetool zelf aan welke soft, domein en hard skills nodig zijn om succesvol de positie te vervullen. Ook deze fit wordt op een dusdanige wijze aangegeven dat je kan inschatten of het personeelslid de gewenste vaardigheden bezit.

Verschillen in gewenste en geboden soft skills worden helder op basis van de grootte van het ‘gap’ en de zogenaamd aan de persoon te stellen gedrags- en situatiegerichte vragen. Op deze wijze ervaar je het ‘gevoelsmatige’ inzicht: is het ‘gap’ overbrugbaar en op welke punten is begeleiding nodig?

De verschillen in domein skills drukken zich onder andere uit in ‘te routinematig werk’ als de werknemer ‘meer’ aankan of ‘te complex’ indien het gewenste niveau niet wordt gehaald (ook al doet de werknemer nog zo zijn best).

Het resultaat is dat je ziet hoe iemand in zijn functie past. Zowel qua persoon als kennis en ervaring. En blijkt de functie niet goed te passen, dan weet je waarin iemand moet ontwikkelen en worden begeleid of dat een andere functie, op basis van de analyse, beter past.

Het teamniveau: de skills van de werknemer(s) ten opzichte van het team

Heb je zicht op de persoonlijke vaardigheden van de werknemer, dan zijn deze ook goed te projecteren in de gezamenlijke vaardigheden van het team waarbinnen de persoon werkt. Het resultaat is dat je ziet wat de persoon met zijn vaardigheden toevoegt aan het team, waar vaardigheden elkaar overlappen en welke vaardigheden in het team worden gemist.

teamvaardighedenIs het, in bijvoorbeeld een verkoopteam, wederom ‘harde verkoper’ waar je er al 12 van hebt of richten de vaardigheden zich ook op een stuk discipline en het bewaken van richtlijnen en procedures: iedereen scoort, maar niemand weet nu precies wat is verkocht, tegen welke voorwaarden, in welke hoeveelheden en of het magazijn dit in de planning wel aankan! Wel zo handig om met dergelijke aspecten rekening te houden bij de opbouw van een team.

En blijkt dat iemand niet optimaal past, wat zou dan te veranderen zijn? De persoon of de samenstelling van het team? Gedrag is te sturen, maar met een andere teamsamenstelling is resultaat mogelijk sneller te bereiken en komt eenieder beter tot zijn waarde.

Door met de skills van het team te ‘spelen’, kan ook per opdracht het beste team worden samengesteld. Wat te denken bij een grote auditopdracht? Welke vaardigheden hebben we nodig, wat hebben we in huis, binnen welke cultuur gaat het team opereren, hoe kunnen we daar slagvaardig mee omgaan etc?

En zijn de skills niet aanwezig, dan is het relatief eenvoudig om de juiste vaardigheden te werven. Immers, de functies (lees: alle benodigde vaardigheden) zijn bekend. Het enige dat rest is dat ‘Recruitment’ de juiste persoon, vast of interim, weet aan te trekken via de eigen talentpool of extern.

Het bedrijfsniveau: de skills van de werknemers en het bedrijf

personeelsbeleid cultuurZodra de personeelsleden in kaart zijn gebracht, dan is er ook een totaal bedrijfsoverzicht te genereren. Het bedrijfsoverzicht geeft jou als werkgever of HR-verantwoordelijke die inzichten die je op strategisch niveau van personeelsbeleid nodig hebt om keuzes te maken. Het geeft je dat zicht om de toekomstige benodigde capaciteit in te plannen en/of een gewenste draai in cultuur en mentaliteit te bewerkstelligen.

Hoe? Met een visuele weergave zie je exact welke persoon(lijkheid) het beste past bij de rol die je van personeelsleden vraagt in alle functies. In onder andere een matrix zie je per functieniveau de best passende collega’s. En koppelen we hier ook nog eens de kennis en ervaring van de personeelsleden aan vast, dan worden plots gaten en/of overschotten in de aanwezige personele capaciteit op bedrijfsniveau zichtbaar. Of zoals we teruggekoppeld kregen: “Dit geeft voor het totale kantoor een prachtig beeld waar gaten vallen, dubbele posities zitten etc.”

Deze analyses zijn gebaseerd op de aanwezige skills binnen het bedrijf en worden vergeleken met de benchmark. Hierdoor krijg je zicht op de zowel de capabiliteit* binnen het bedrijf op basis van de bedrijfsspecifieke rollenbibliotheken als in vergelijking met de benchmark.

* capabiliteit: het vermogen om succesvol te zijn c.q. iets succesvol uit te voeren. Capabiliteit is de combinatie van aanleg, onderwijs en ervaring. Een hoge capabiliteit (goede fit) betekent de juiste man/vrouw op je juiste plaats. Capabiliteit is dus meer dan de competenties van een functieprofiel.

Voordelen voor de werkgever

De belangrijkste voordelen van het werken op deze manier zijn:

  • Een eenduidige en objectieve methode van meten ‘fitheid’ personeel;
  • Activeren ambitie personeel (zie deel 1 van dit artikel);
  • Analyses, rapportages en visualisaties die bruikbaar zijn zonder diepgaande HR-kennis. Op deze wijze kan de beoordeling en ontwikkeling van personeel binnen de organisatie breed worden ingebed door bijvoorbeeld teammanagers en coaches in het traject te betrekken;
  • Een duidelijke koppeling naar recruitment van nieuw personeel. Sollicitanten worden beoordeeld op basis van de gewenste skills in de functies en zij kunnen worden vergeleken met iedere openstaande vacature;
  • Handvatten voor de strategische personeelsplanning en -ontwikkeling;
  • Aanknopingspunten voor gewenste wijziging in cultuur of mentaliteit.

Jouw mening

Wij zijn benieuwd hoe jij de inzichten in ontwikkelpunten van werknemers in het personeelsbeleid integreert. Heb je hierover ideeën of suggesties, reageer dan op deze blog. Wie weet doet jouw mening anderen op ideeën brengen of krijg jij waardevolle informatie vanuit de reacties die jij weer in jouw personeelsbeleid kunt gebruiken.